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Faça a medida do sucesso com KPI

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Você está no caminho certo? Seu negócio ou suas ações estão tendo sucesso? Se você não usa nenhuma medida, provavelmente você tem uma ideia sobre os resultados que parte da sua observação. No entanto, quando você se depara com situações de maior complexidade e muitas entradas de dados fica difícil administrar apenas pela sua percepção.

Por exemplo, você tem 30 operadores de teleatendimento e eles produzem cerca de 200 ligações por dia. Como você sabe que a quantidade de ligações está adequada para cada um e para o todo e como você mede aspectos qualitativos, como satisfação do cliente ou erros de processo? Não é possível escutar todas as ligações para formar uma opinião, então é necessário ter dados para administrar.

KPI

Um KPI, em tradução livre, é um indicador chave de desempenho. OS KPI são medições objetivas de elementos essenciais aos objetivos que levarão ao sucesso do negócio.

O KPI precisa ter uma compreensibilidade fácil e fazer sentido para todos os degraus hierárquicos na organização.

Por exemplo, se sua empresa trabalha com comércio varejista, você pode medir o número de itens por minuto que passam nos pontos de venda, pois quanto mais vendas, mais lucro. De posse dos dados, você poderá comparar e treinar seu pessoal, considerar alternativas de software para agilizar o processamento, avaliar se os pontos de venda poderiam ter mais fluxo de clientes.

O ideal é você trabalhar em cima de indicadores, mas tome o cuidado de não se perder em um mar de números. Ter muitos indicadores, ou indicadores para tudo, pode causar mais trabalho extra para organizar estas informações do que trazer o retorno esperado de melhoria da performance e atingimento dos seus objetivos. Aposte na simplicidade e relevância.

O KPI serve como base para tomada de decisão e ação. Sempre que usar um indicador, tome ações concretas em cima da informação coletada para corrigir, otimizar ou validar o seu negócio.

Resumo

O KPI precisa ser:

  • Essencial ao negócio
  • Baseado em dados
  • Compreensível
  • Simples
  • Levar a uma ação

Controle o funil de vendas e feche mais negócios

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Todo vendedor precisa acompanhar o seu pipeline e tomar as ações para cada negócio em andamento. Para tornar esse processo algo mais visual e processualizado, é utilizado o conceito de funil de vendas.

O funil de vendas é uma ferramenta de acompanhamento e controle que auxilia na disciplina necessária para executar as ações comerciais e diversas ferramentas de CRM contemplam esse conceito em seus processos e relatórios.

O aspecto gráfico em forma de funil representa bem como funciona o mundo comercial. Existe uma maioria de clientes potenciais e leads. À medida que estes leads são trabalhados e qualificados junto ao cliente e o negócio vai em direção a um acordo, eles vão se tornando vendas potenciais e qualificadas, que são em número consideravelmente menor do que os leads.

No final, o negócio é encerrado, onde podemos ter ganho ou perdido e a quantidade é bem menor.

Fases de maturação

As fases de maturação ou passos do processo não são fixas para todos os negócios, então não existe um conceito certo e errado. A escolha das fases vai depender do tipo de produto/serviço a ser ofertado, da sua estrutura e do processo de vendas escolhido.

Desconsiderando negócios perdidos e ganhos, existem empresas que escolhem 5 fases (lead, qualificação e identificação da necessidade, qualificação do negócio e decisores, fechamento financeiro e fechamento contratual), outras optam por um ciclo super curto de 3 fases (lead, negociação, formalização), e outras com produtos mais complexos ou que desejam tem o rastreamento mais detalhado do fluxo podem ter mais de 7 fases. Um conselho: quanto mais simples, melhor.

O que é importante cuidar no funil de vendas

Envelhecimento dos negócios no pipe

Filtrando todos os negócios com data prevista mais antiga do que três meses atrás, o que você vê? Nada? 3 negócios? 300 negócios? Se tem muitos negócios, será que você já não perdeu metade e não sabe? Quando foi o último follow-up? Negócios velhos no pipeline indicam descontrole de vendas e falta de contato com os clientes. Verifique no mínimo uma vez por mês todos os negócios do seu funil de vendas.

Processo e responsáveis indefinidos

Digamos que você tem 400 negócios no pipeline. A pergunta é: Quantos vão fechar neste mês e quanto vai entrar de receita na empresa? Quais as ações que precisam ser tomadas para os negócios fecharem? Quem fará a ação? É necessário ter muita clareza do processo para cada etapa de vendas. Por exemplo: para os negócios que estão na fase de negociação financeira, a ação é do vendedor ligar para todos os clientes que se aplicam e ofertar o brinde “xyz” ou o desconto de final de ano de x% para o fechamento no mês.

Conclusão

Processualizar o fluxo de trabalho de vendas é dar mais qualidade de atendimento para os clientes e maximizar as possibilidades de receitas da empresa. O funil de vendas é uma das ferramentas que prestam grande apoio a estes objetivos.

Guarde bem o seu conteúdo de informação

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Para conteúdos que são informações, ideias, notas e relacionados, e que não tem uma ação definida, o recomendado é utilizar um software de anotações. Vamos ver nesse artigo como tirar o melhor proveito das ferramentas de anotações.

Organização de conteúdo

Cadernos diversos

As anotações devem ser feitas imediatamente quando você está vivenciando o contexto que deu origem a esta anotação. Por exemplo, você está pensando sobre um artigo que vai escrever, está participando de um treinamento ou uma reunião. Nestes últimos dois exemplos, muitas vezes não é permitido usar equipamentos eletrônicos, ou simplesmente seria considerado falta de educação, então anote no papel e transcreva ou tire uma foto da anotação assim que terminar.

 

Categorize suas anotações

Categorize suas informações

Você não precisa ter uma árvore de classificação grande e detalhada, mas é conveniente separar suas notas de trabalho de suas notas de estudo, pessoais, ou de algum projeto ou hobby. Quando você sentir que alguma categoria está grande ou confusa, é a hora de desmembrá-la em subcategorias.

 

Busca de informações

Busca de informações

A busca deve ser a primeira fonte de informação quando você for resgatar algum conteúdo. O motivo para isso é a economia de tempo. Já imaginou você precisar procurar em uma lista com duzentos itens de suas atividades de estudo da pós-graduação? Pensando em um conteúdo de biologia, quando você busca “gene dominante” você terá uma lista refinada com todos os itens que possuem esta combinação de palavras. Além de diminuir o seu trabalho de localizar a informação correta, ainda pode lhe mostrar itens correlacionados com o que você busca e não lembrava que tinha anotado. É assim que você faz uma busca na internet, não é mesmo?

 

Plataforma

Escolha da plataforma

Escolha uma plataforma que possa atender você em diversas mídias, como o computador, smartphone ou tablet e com sincronização em nuvem, afinal a qualquer momento você poderá ter que registrar ou alguma informação.

Além das mídias tradicionais, muitos aplicativos permitem que você envie um e-mail para o serviço com a informação a ser salva. Este endereço é privado para os seus dados no sistema de anotações.

Conheça 4 softwares de organização de conteúdo

Evernote

O Evernote é um software muito completo, que pode ser usado basicamente para anotações, diários e registros compartilhados. Possui funções interessantes, como clipping da web, anotações de áudio, anotações visuais e de webcam. Você pode ter múltiplos cadernos e organizá-los em pilhas para melhor classificação e conta com uma busca eficiente. É possível usar colaboração com o compartilhamento de caderno e o Work Chat. A versão grátis já é bem funcional. Possui versão online e para dispositivos móveis totalmente em português. Confira mais informações no link https://evernote.com/intl/pt-br/pricing/

 

penzu

Penzu é um aplicativo de diários (journaling),  que permite você ter um diário na versão gratuita e vários na versão paga. Possui aplicativo móvel simples e você pode criar tags para busca nos seus diários. A versão paga custa US$ 19,99 por ano e não tem versão em português.

 

OneNote

Solução completa e integrada da Microsoft com a suíte de aplicativos Office, Outlook.com e Office 365. Permite criar vários cadernos de anotação, proteger com senha, embora não sincronize as seções protegidas com dispositivos móveis e web, pesquisa por áudio, reconhecimento de caracteres em imagens, gravação de áudio e vídeo e sincronização com as anotações, para facilitar o acompanhamento contextual de uma reunião.

 

Google Keep

Por último o Google Keep, que tem uma proposta minimalista e é otimizado para a criação de listas e anexo de informações. Por enquanto é uma plataforma bastante simples, mas como é um produto Google tem possibilidade de crescer.

Ferramentas para aumentar a produtividade de suas tarefas

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Todos nós queremos ver nossas obras prontas, projetos terminados, objetivos atingidos, mas para chegar lá,  precisamos gerenciar esse processo. Aí entra a unidade atômica da organização de execução – a tarefa. E, convenhamos, é ótima a sensação de ter uma lista de tarefas e ter todas elas marcadas como concluídas.

Vamos ver dicas e quatro ferramentas modernas de produtividade para tarefas e projetos (conjuntos de tarefas).

Dicas

  • Experimente mais de uma opção e escolha uma plataforma que você considere fácil e prática para a sua necessidade de gerenciamento. Às vezes não é necessário usar a ferramenta com o maior número de funcionalidades, e sim aquela que ajuda você a atingir sua melhor produtividade e a de seu grupo.
  • Parametrize a ferramenta antes de utilizar: Muitas ferramentas oferecem recursos de projetos, tags, usuários, estados de fluxo, entre outros. Procure deixar o mais completa possível, para que você se concentre em utilizá-la e ela lhe ajude com as informações. Se você sentir que falta algo durante o uso, pare e repense a parametrização.
  • Use intensivamente a ferramenta no seu computador, laptop, smartphone e tablet. Quanto mais você utilizar, mais você fortalecerá o hábito de organizar seus assuntos e projetos e ficará com a mente descansada sabendo que você tem tudo sob controle.

Ferramentas de produtividade para tarefas

Wrike

O Wrike é um ótimo gerenciador de tarefas. Você pode criar contextos de projetos, tags e configurar prazos de execução, além de atribuir tarefas a outras pessoas, facilitando a colaboração. É grátis até 5 usuários. Acima disso o preço é um pouco alto. US$ 49 por mês para 5 usuários e R$ 99 por mês para 15 usuários na versão Professional. Tem versão em português.

Possui versão Online, Android e iOS.

 

ASANA

Permite que você gerencie suas tarefas pessoais com um número ilimitado de projetos. Utilize recursos de arrastar e soltar nas listas para maior praticidade e crie status personalizados de fluxo de trabalho (workflows). Você pode configurar alertas facilmente e o Asana tem integração com o Microsoft Sunrise, então as suas tarefas que tem um prazo limite aparecem junto com a sua agenda de compromissos para uma fácil visualização.

Você pode ainda configurar espaços de trabalho (workspaces) para até 15 usuários grátis. A assinatura premium custa US$ 21 por mês para 5 usuários e US$ 63 por mês para 15 usuários, pagamento anual. Ainda não há tradução para português, mas a interface é muito simples e intuitiva.

Possui versão Online, Android e iOS.

 

todoist

Você pode gerenciar tarefas e projetos maneira simples, e com colaboração grátis. Porém funções básicas como lembretes, notas e anexos são disponíveis apenas na versão premium ao preço de US$ 29 por ano. O Todoist é a plataforma mais interconectável, com aplicativos em diversas plataformas, incluindo o Windows e integração com o Sunrise. Possui versão em português.

Versões: Online, Android, iPad e iPhone, Windows

producteev

O Producteev é uma plataforma mais robusta, porém mais complexa de gerenciamento de tarefas e projetos, podendo ser usado para múltiplos contextos que ele chama de networks. Pode ser usado gratuitamente sem suporte. A assinatura mensal custa US$ 99 para cada network de até 100 membros. Possui integração com o Outlook, Sunrise e aplicativos móveis. Não tem versão em português.

Versões: Online, Android, iPad, iPhone.

Saiba mais sobre ferramentas de gestão de tempo e produtividade no artigo Produtividade maior com ferramentas para gestão do tempo.

Produtividade maior com ferramentas para gestão do tempo

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No passado, a organização era feita na agenda, no risque e rabisque e nos blocos de anotação. Hoje o essencial é utilizar as ferramentas de produtividade. Conheça alguns aplicativos importantes que escolhemos e dicas de uso na gestão do seu tempo.

A produtividade e a organização do seu tempo

Todos aqueles compromissos que devem ocorrer em um determinado dia e hora, uma única vez ou de forma recorrente devem ser gravados em um software de agendamento. A maioria dos softwares são apenas a visualização de um motor de agendamento que fica na nuvem, ou seja no servidor do fornecedor. Isso é bom, porque não importa onde você esteja, sempre haverá uma maneira de você acessar seus compromissos.

Dicas

  • Faça com que a sua agenda seja a sua assistente eletrônica. Escreva todos os seus compromissos imediatamente na hora que você se comprometer. Assim você evita esquecimentos.
  • Fortaleça o hábito de consultar a agenda várias vezes por dia. Você pode configurar como página inicial no seu computador e instalar um Widget (micro aplicativo que fica junto aos ícones) no seu celular para mostrar seus compromissos.
  • Mantenha as agendas de contextos diferentes separadas. Por exemplo, a agenda profissional separada de seus compromissos pessoais ou de estudos. Mesmo que elas estejam separadas, você pode visualizá-las juntas em alguns softwares como o Outlook ou o Sunrise, e poderá configurar um destaque de cor e alertas diferentes para elas. Se em algum momento você não necessitar mais de algum dos contextos, não será difícil excluir a conta ou deixar de usar.
  • Se você não tem muito tempo disponível para anotar os detalhes, anote o básico no dia e hora corretos e crie uma rotina de revisão para ajustar sua agenda. Neste momento torne os apontamentos mais precisos e completos. Quando você for atender ao compromisso será mais fácil encontrar as informações em um só lugar.
  • Use convites (invites) quando for agendar um compromisso com outra pessoa. Provavelmente o participante do evento também utiliza algum sistema de agendamento e terá a visualização do compromisso em sua agenda de forma automática. Se não tiver, ao menos receberá um e-mail com os dados para confirmar que foi agendado.
  • Se você receber um convite que conflita com outro compromisso em sua agenda, rejeite assim que possível para que o organizador saiba de sua impossibilidade e negocie uma nova data.

Aplicativos

Google Agenda

A agenda do Google é um motor de agendamento completo, que pode ser lido por diversas aplicações e possui a sua própria área de visualização integrado na plataforma web, integrada ao Gmail e aplicativos móveis para Android, Apple iOS e Windows Phone. É grátis.

Conheça a versão Online, Android, iPhone e iPad.

 

Outlook.com

Este serviço da Microsoft é muito parecido com a agenda do Google. Também pode ser lido por diversas aplicações, inclusive o Microsoft Outlook e tem sua própria interface web, integrada ao serviço Outlook.com. Possui aplicativos móveis para Android, Apple iOS e Windows Phone. É grátis.

Conheça a versão Online, Android, iPhone e iPad.

 

Sunrise Sunrise

O Sunrise é um renomado software de agendamento que foi comprado pela Microsoft no início de 2015.  Diferentemente dos dois primeiros, o grande diferencial do Sunrise é ser um excelente software de visualização, que permite conectar ao calendário do Google, da Microsoft, Facebook, dentre muitos outros, além de fornecer calendários de feriados, esportes, entre outros. É grátis.

Clique para conhecer as versões Online, iPhone, iPad, Android.

Visualização mensal pelo Sunrise de múltiplos calendários:

Visão mensal de calendário

Neste post, consideramos apenas as funcionalidades de gestão de compromissos e agenda. Conheça mais sobre ferramentas de gerenciamento de tarefas e projetos colaborativas em Ferramentas para aumentar a produtividade de suas tarefas.

Lembre-se que não existe falta de tempo, você pode controlar como você usa o seu tempo para atingir melhor seus objetivos.

Use o perfil do LinkedIn a seu favor

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O LinkedIn é uma rede social profissional onde é possível se relacionar com pessoas de diversos níveis profissionais e até participar de processos seletivos. Você gostaria de ter um perfil atraente? Vamos compartilhar algumas dicas.

1 – Uso profissional da ferramenta

O LinkedIn é uma ferramenta profissional e que tem muito conteúdo interessante gerado pelos usuários. Ao mesmo tempo, existem muitas postagens irrelevantes, que desperdiçam o tempo dos leitores, muitas vezes com pouco tempo para acessar o sistema. A recomendação é evitar compartilhar piadas, fotos pessoais, brincadeiras matemáticas, etc. Além de não colaborar com a objetividade da ferramenta, quando você compartilha material não relacionado ao trabalho, carreira, estudos, etc, seus contatos poderão deixar de lhe seguir e aí você poderá perder para sempre a oportunidade de ser visto e interagir com algum contato interessante na sua rede, sem mencionar os recrutadores que podem estar à procura de alguém com o seu perfil.

2 – Customizar o endereço do seu perfil público

O endereço padrão ofertado automaticamente pelo LinkedIn é uma composição de letras e números que não é atraente. Seu perfil fica com um aspecto mais profissional tendo um endereço personalizado, por exemplo, https://br.linkedin.com/in/fabiojardim. É grátis. De posse do seu endereço personalizado, você pode colocá-lo no seu currículo tradicional.

Como fazer:

Clicar no menu Perfil -> Editar Perfil.
Abaixo da foto vai ter o endereço do perfil público. Passe o mouse em cima do endereço. Vai aparecer uma engrenagem. clique nela.
Vai aparecer a tela do seu perfil público.
Na direita tem uma caixa com o título “Your public profile URL” ou “URL do seu perfil público”
Clique no lápis ao lado do endereço.
Digite o novo endereço e tenha em mente que é algo profissional. Não use apelidos.

3 – Coloque uma foto de fundo no seu perfil

Esta é uma recomendação do LinkedIn e que torna seu perfil mais pessoal e atraente. Pense em alguma foto que faça sentido com sua vida profissional. Por exemplo, se você é médico, pode colocar um centro cirúrgico. Se você trabalha em uma agência de viagens, pode ser interessante uma bela paisagem. Use o bom senso. Você encontra esta opção abaixo dos menus no ícone da máquina fotográfica, conforme a imagem abaixo: Adicionar imagem de fundo.

LinkedinImagemFundo

 

4 – Sempre utilize foto no seu perfil

Não importa se você é bonito, feio, jovem, maduro, magro ou está acima do peso. Perfis sem foto são rapidamente descartados. As pessoas querem se relacionar profissionalmente com pessoas de verdade. A regra de ouro aqui é você utilizar uma foto que apareça bem o seu rosto e que você esteja com uma aparência compatível como se você estivesse trabalhando.

Isso significa que, dentre muitos exemplos, fotos de festa, de corpo inteiro, com expressões engraçadas ou a foto de formatura vestindo toga, não são as melhores opções para você mostrar sua imagem.

5 – Otimize seu perfil

Além de você querer ter um perfil que mostre bem a sua imagem, você certamente quer ser encontrado pelo que você faz, ou pelo que você pretende fazer.

Escreva um bom título profissional (headline) que fale de forma resumida o que você faz ou qual seu objetivo, caso você esteja buscando uma recolocação. Por exemplo: “Gerente de vendas da XYZ S/A”, ou “Analista de crédito com 10 anos de experiência buscando recolocação” são opções interessantes. Importante: não use o texto todo em maiúsculas. É desnecessário e muitas pessoas consideram esta forma de escrita agressiva.

Nas suas experiências, procure colocar as suas atividades na empresa e, se aplicável, quais foram os objetivos alcançados. É possível também colocar vídeos, links, documentos e imagens que demonstrem algo relevante sobre sua experiência. Mas cuidado: nunca poste nenhum material interno ou confidencial de seu empregador.

Em todas as seções que for preencher, coloque as palavras chave pelas quais você gostaria de ser encontrado. Facilita o trabalho de quem está buscando e torna seu perfil mais atrativo.

Tente preencher o máximo possível das seções para ter um perfil campeão. Esta informação é uma avaliação do perfil feita pelo LinkedIn com base no quanto o seu perfil está completo. A informação aparece quando você entra no seu perfil para editar, na parte superior direita, conforme a figura abaixo. Quanto mais cheio o círculo, melhor.

forçaperfil

Você pode trocar a ordem das seções no seu perfil. Por exemplo, colocar a experiência acima da formação acadêmica, ou o contrário. Você pode usar este recurso no ícone das setas verticais à direita do título de cada seção, conforme a imagem abaixo.

ModificaçãoPosição

 

Estas são as dicas básicas para você formatar seu perfil de forma atraente, profissional e dentro do que o mercado espera. Agora complete seu perfil e dê o seu toque pessoal e não esqueça: mantenha sempre atualizado, independentemente de sua situação profissional atual.